Zastosowanie podpisu elektronicznego w polskich warunkach gospodarczych jest niewielkie. Wynika to z wielu przyczyn, jednak głównym problemem pozostaje jak zwykle opłacalność zastosowania nowej technologii. Autorzy systemu THeDokument deklarują, że pozwolą małej firmie zaoszczędzić kilkanaście, a dużej – nawet kilkaset tysięcy złotych rocznie.

Suche fakty I

Podpis elektroniczny istnieje w Polsce już od 2001 roku. Został wprowadzony na mocy Ustawy z dnia 22 sierpnia 2001 roku o podpisie elektronicznym (Dz.U. 2001 nr 130 poz. 1450). Od tej pory, Polska gospodarka mogła zaprzestać używania papierowych dokumentów, a przejść na wygodniejszą i tańszą formę elektroniczną. Po drodze, 14 lipca 2005 Minister Finansów, przy pomocy Rozporządzenia w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej … ustalił szczegółowe warunki dla faktury elektronicznej uznawanej obecnie przez urzędy skarbowe jako pełnoprawny dokument VATowski. Od lipca 2009r. każdy pracodawca zatrudniający powyżej 5 osób posiada kwalifikowany podpis elektroniczny, a ZUS twierdzi, że tylko 20% firm zarejestrowało swoje podpisy.

Suche fakty II

Dokumenty papierowe powinny już przejść do lamusa. I to nie ze względów ideologicznych, tylko dlatego, że dokumenty elektroniczne są po prostu TAŃSZE od ich papierowego pierwowzoru. Firmy i urzędy administracji publicznej, wprowadzając dokumenty elektroniczne, mogą jedynie zaoszczędzić, niekiedy nawet znaczne kwoty.

Oszczędności po wprowadzeniu eDokumentu są dwojakiego rodzaju: bezpośrednie i pośrednie.

Bezpośrednie koszty wytworzenia dokumentów papierowych to przede wszystkim papier, toner do drukarek, znaczki, koperty i inne widoczne gołym okiem wydatki. Według badań ekonomistów, koszt wysłania jednego dokumentu w polskich warunkach waha się w przedziale pomiędzy 3 a 4 zł (w zależności od ilości dokumentów). Przy dziennej wysyłce 100 dokumentów, firma musi więc wydać około 350 zł a w skali miesiąca kwota ta urasta do 7.000 zł !! Niektórzy (np. Deloitte) twierdzą, że jednostkowy koszt faktury papierowej to 15Euro, a w takim przypadku, miesięczny koszt takich dokumentów to kwota 105.000 zł !! (osobiście wydaje mi się to trochę przesadzone). Jakkolwiek by jednak nie liczyć, koszty dokumentów papierowych są znaczące.

Do kosztów bezpośrednich należy jeszcze doliczyć koszty pośrednie, które nie jest łatwo przyporządkować do jednostkowego dokumentu. W ich skład wchodzą koszty: serwisowania drukarek, czasu przejazdu na pocztę i z powrotem wraz z kosztami zużycia auta oraz paliwa, koszty zatrudnienia pracownika oraz jego wyposażenia. Do bardziej widocznych kosztów należy także zaliczyć wszelkie nakłady związane z archiwizacją dokumentacji papierowej. W jednej z firm (raczej mniejszych niż średnich) wynajęcie odpowiedniego magazynu na własne dokumenty pochłania comiesięcznie kwotę 6000 zł !. Jeżeli skorzystamy z usług firm prowadzących składowania dokumentów, wydatki wprawdzie trochę się obniżą, ale jednocześnie dostęp do dokumentów będzie znacznie ograniczony (dokumenty dostarczane są dopiero po kilku dniach).

Jak widać z przytoczonych liczb, w przykładowej firmie wynajmującej magazyn na własne dokumenty przy “produkcji” średnio 100 dokumentów dziennie, wydatki na dokumenty pochłaniają około 14.000 zł. Podzielmy tą kwotę na pół (bo np. pracownik zajmujący się pocztą wykonuje także inne zajęcia) to i tak pozostaje niebagatelna kwota 7000 zł miesięcznie !!. Aż nie chce się wierzyć, że większość firm ponosi co miesiąc takie wydatki. Ale takie są fakty.

Dlaczego jednak nie korzystamy z dobrodziejstw podpisu elektronicznego ?

Bo było to do tej pory najzwyczajniej nieopłacalne. Stwierdzenie takie może trochę dziwić w zestawieniu z przytoczonymi kosztami “produkcji” dokumentów papierowych, ale to jest kolejny fakt.

W powyższych obliczeniach przyjąłem założenie wystawiania 100 dokumentów dziennie - taką ilością mogą pochwalić się jedynie średnie i duże firmy. I dlatego najczęściej takie firmy decydują się na wprowadzenie podpisu elektronicznego. Bo wprawdzie wydatki na dokumenty papierowe są wysokie, ale z drugiej strony – wprowadzenie systemu podpisu elektronicznego także było procesem kosztownym. Można przyjąć, że koszt wdrożenia systemu podpisu elektronicznego wynosił do tej pory około 60.000 zł! Sam proces wdrożenia był bardzo skomplikowany, zajmował czas i wysiłek wielu pracowników firmy i trwał około pół roku! Jaka firma chciałaby wydać tyle pieniędzy i poświęcić tyle czasu swoich pracowników, aby ze spokojem stwierdzić ekonomiczną opłacalność podpisu elektronicznego?

Nawet zgrubne wyliczenia pokazują, że wydatki na eFakturę zwracają się dopiero po kilku latach, nie wspominając o innych dokumentach (np. comiesięczny wydruk dokumentów RMUA, które za chwilę pracownik wyrzuca do kosza). Ostatnio firma Dialog SA kupiła od itBCG system podpisu elektronicznego i wprawdzie warunki kontraktu objęte są tajemnicą handlową, ale bardzo interesujące jest, kiedy firmie telekomunikacyjnej zwrócą się, poniesione na system wydatki.

Skąd wynikają takie wysokie koszty wdrożenia, w sumie - bardzo prostego systemu ?. Firmy oferujące systemy podpisu elektronicznego nawet nie podają na swoich stronach oficjalnego cennika. Dlaczego wdrożenie systemu do wysyłki zawiadomień (w związku z nowym prawem telekomunikacyjnym) trwa 1 miesiąc (oficjalna ulotka firmy itBCG) a nie 1 dzień ?. W końcu - dlaczego trzeba płacić za przechowywanie zwykłych plików komputerowych (jakimi są dokumenty elektroniczne) na dysku firmy wdrożeniowej, jeżeli można wykorzystać swój własny serwer, zakupiony jeszcze w czasach przedkryzysowych ?

Tego chyba nie wie nikt. Ale takie właśnie pytania zadaje sobie każda Firma planująca wdrożenie systemu podpisu elektronicznego jako elementu obniżającego koszty działalności.

Podpis elektroniczny dla każdego

Większość przedsiębiorców nie może się zgodzić na tak wysokie wydatki na wdrożenie i utrzymanie systemu eDokumentów. W każdej firmie znajduje się już jakiś system informatyczny (SAP, Symfonia, Mała Fakturka czy jakikolwiek inny) i żadna firma nie chce ponosić dodatkowych kosztów na jego zmianę, tylko po to aby pochwalić się podpisem elektronicznym. Gdyby koszty zakupu takiego systemu były 10 razy mniejsze, a jego wdrożenie trwało 1 lub 2 dni wtedy, nawet małe firmy, chętniej decydowałyby się na jego szerokie wykorzystanie.

Od 1 lipca 2009r. udostępniliśmy system podpisu elektronicznego THeDokument, który może upowszechnić wykorzystanie dokumentów elektronicznych w polskich realiach gospodarczych.

System THeDokument może być używany w dowolnej wielkości firmie. Proces instalacji i codziennej obsługi jest tak prosty, że udostępniamy swój system w wersji demonstracyjnej (do pobrania na stronie www.thsoft.pl). Przed zakupem systemu podpisu elektronicznego, można go samemu zainstalować i sprawdzić jego działanie. Udostępniony na stronie cennik systemu (w dwóch wariantach) powoduje, że od samego początku znane są koszty jego wdrożenia.

THeDokument nie wymaga żadnych zmian w już posiadanych systemach informatycznych i w pełni się z nimi integruje. Elektroniczne wersje dokumentów zawsze wyglądają tak samo jak ich papierowe odpowiedniki. Dostarczana z systemem dokumentacja w sposób czytelny i wyraźny opisuje wszelkie zagadnienia związane z jego użytkowaniem. System THeDokument jest w pełni konfigurowalny, co oznacza że może służyć nie tylko do wystawiania eFaktur, ale także innych dokumentów elektronicznych (np. eRMUA, czy też wspomnianych wyżej zawiadomień telekomunikacyjnych) bez ponoszenia dodatkowych nakładów.

Bez wątpienia można stwierdzić. że na polskim rynku pojawił się system podpisu elektronicznego, którego wdrożenie jest w końcu ekonomicznie opłacalne. Nakłady na system zwracają się bardzo szybko tylko dlatego, że jego cena odpowiada oszczędnościom jakie może przynieść jego wdrożenie. Nawet w małej firmie, zakup systemu THeDokument może się zwrócić już po kilku miesiącach. W średnich i dużych firmach koszt zakupu systemu zwraca się już w pierwszym miesiącu jego użytkowania.

Tomasz Hutnik THSoft http://www.thsoft.pl