W artykułach o podpisie elektronicznym powszechnie obowiązujący szacunek kosztu certyfikatu kwalifikowanego to około 300-400 zł. W rzeczywistości koszt podpisu elektronicznego jest nieco wyższy i posiada szereg dodatkowych kosztów pośrednich. Oferta centrów certyfikacji zaczyna się od 229 i kończy na 328 zł w przypadku certyfikatu kupionego na rok. Ceny - żeby wyglądały na niższe - podawane są netto, więc w praktyce musimy mówić o przedziale 279 do 400 zł za zestaw do podpisu kwalifikowanego z certyfikatem ważnym rok. Dla certyfikatu dwuletniego mamy przedział od 352 do 474 zł brutto (ceny certyfikatów za zestawieniem z lutego).
W przypadku typowej firmy zainteresowanej podpisem kwalifikowanym głównie ze względu na ZUS kalkulacja musi uwzględniać jednak nie jeden, a co najmniej dwa certyfikaty - zwykle dla prezesa i księgowej, lub więcej - odpowiednio do liczby księgowych.
Jest to uzasadnione nieprzerwanym dostępem do wysyłki dokumentów na wypadek choroby jednego pracownika. Zgodnie z prawem nawet w takim przypadku inna osoba nie może użyć cudzego certyfikatu kwalifikowanego. Dla firm jest to istotna odmiana w stosunku do obecnej polityki ZUS, który wystawiał certyfikat na firmę, a nie na osobę fizyczną.
Bardzo trudno jest taką zmianę jakościową racjonalnie wytłumaczyć bo skoro takie są konsekwencje zastosowania podpisu kwalifikowanego to nasuwa się pytanie - to pocoście go wprowadzali?
To jednak nie koniec konsekwencji korzystania z certyfikatu kwalifikowanego. W przypadku gdy pracownik odchodzi z firmy to zabiera ze sobą certyfikat. Firma, jako sponsor certyfikatu, może taki certyfikat unieważnić - ale tak czy inaczej musi kupić zupełnie nowy certyfikat osobie, która przejmie obowiązki zmieniającej pracę.
Co dalej? Certyfikaty co roku - lub co dwa lata - trzeba odnawiać. Koszt odnowienia certyfikatu to od 115 brutto za rok (159 zł za dwa lata). Niestety, kto odnawiał certyfikat ten wie że procedura ta nie ogranicza się to do zrobienia przelewu.
Odnowienie certyfikatu wiąże się bowiem z osobistą wizytą w centrum jego właściciela, co oznacza konieczność corocznych pielgrzymek wszystkich posiadaczy certyfikatów. Tymczasem dostęp do punktów rejestracji polskich centrów to nadal głównie największe miasta - dla firm z mniejszych miejscowości oznacza to wizyty w miastach wojewódzkich. Lub u notariusza, co też kosztuje.
To niestety nie wszystko - zarówno dla uzyskania jak i odnowienia certyfikatu konieczne jest posiadanie kompletu dokumentów firmy, czyli wypisu z KRS lub z ewidencji działalności gospodarczej.
Oba dokumenty mają ograniczony czas ważności i w praktyce każde odnowienie certyfikatu oznacza konieczność pielgrzymki po urzędach w celu aktualizacji dokumentów, tylko po to by można było wydać kolejne kilkaset złotych na nowy certyfikat…