Faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane: 1) bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.3), weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu §4 Rozp. o fakturach elektronicznych.
Problemy
- Faktura musi być podpisywana Podpisem kwalifikowanym. To z jednej strony dobrze, bo tylko podpis kwalifikowany gwarantuje, że tożsamość i prawo jego wystawcy do posługiwania się daną nazwą zostało formalnie zweryfikowane. To z drugiej strony źle, bo w obecnym stanie prawnym podpis kwalifikowany to Identyfikacja osoby.
- Fragment "autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści" wyraźnie sugeruje, że główną funkcją podpisu kwalifikowanego w fakturze elektronicznej jest autentyczność i integralność, a nie Identyfikacja osoby, która wystawiła fakturę.
Możliwe rozwiązania
<ul> <li> Cytowany wyżej §4 nie precyzuje, że faktura ma być opatrzona podpisem wystawcy. Narzuca się takie skojarzenie przez analogię do faktur papierowych, ale w tym przypadku sens może być inny. Fakturę może podpisywać firma trzecia, gwarantujac w ten sposób ich autentyczność i integralność, co teoretycznie wyczerpuje wymóg nakładany przez §4 pkt 1. </li> <li> Potrzebne są jednoznaczne interpretacje prawne, które potwierdzą ten punkt widzenia a - najlepiej - interpretacja ze strony odpowiednich ministerstw. </li> <li> Jak zapewnić autentyczność i integralność faktury na drodze między wystawcą a firmą podpisującą? Problem jajka i kury. Można na podstawie umowy cywilno-prawnej i certyfikatu niekwalifikowanego. </li> <li> Model z outsourcingiem podpisywania faktur mógłby być ekonomicznie atrakcyjny dla firm wystawiających faktury, jeśli usługa podpisywania byłaby w skali roku tańsza od kosztu zestawu do podpisu kwalifikowanego. </li> <li> Model z outsourcingiem nie jest ekonomicznie atrakcyjny dla centrów certyfikacji, bo oznacza mniej sprzedanych certyfikatów i zestawów do podpisu. </li> </ul> Komentarz
<p> Warto zauważyć, że z fakturami elektronicznymi mamy obecnie prawie ten sam problem co z fakturami papierowymi tuż po nowelizacji ustawy o VAT, która zniosła konieczność ich podpisywania w ogóle. Sens tej nowelizacji był taki, by wyeliminować czynnik ludzki z procesu wystawiania faktur i w ten sposób umożliwić masowy ich druk oraz wysyłkę. Faktem jest, że początkowo wielu przedsiębiorców nieufnie podchodziło do nowelizacji i nadal podpisywało faktury "na wszelki wypadek". W tym momencie masowa wysyłka faktur VAT bez podpisu jest powszechnie stosowaną praktyką. </p> <p> W przypadku faktur elektronicznych eliminacja podpisu osoby fizycznej z procesu fakturowania nie wymaga likwidacji podpisu w ogóle. Jest on potrzebny dla zapewnienia autentyczności faktury (np. autentyczności numeru konta bankowego wystawcy sprzedawcy). Nie powinien to być jednak podpis kwalifikowany osoby fizycznej, bo wymaga on osoby fizycznej, tylko albo podpis niekwalifikowany wyższej klasy (żeby była silna weryfikacja tożsamości) albo poświadczenie (podpis osoby prawnej) o charakterze "pieczątki elektronicznej". Ten pierwszy jest, ten drugi może będzie po nowelizacji. </p> <p> Powyżej rozważam tylko aspekt prawny podpisu, nie wspominając o formacie faktury elektronicznej. Na dzień dzisiejszy w Polsce istnieją przynajmniej dwa rozwiązania faktury elektronicznej: </p> <ul> <li> ebCommunicator, EBF, ebForm, rozwiązanie firmy ebStream dla formularzy elektronicznych, w tym także faktur. Oparte o XML, posiada deklarację zgodności, wieloplatformowe i dość wygodne w użyciu. </li> <li> Format XML faktury elektronicznej ILM, oparty o EDI, stworzony z inicjatywy Instytutu Logistyki i Magazynowania, Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych SA, Unizeto Technologies, Krajowej Izby Rozliczeniowej. Nie widziałem działającej implementacji tego formatu. </li> </ul> <p> Rozwiązania te są na dzień dzisiejszy wzajemnie niekompatybilne. </p> <p> Zobacz także </p> <ul> <li>"E-faktury - zróbcie to razem", Computerworld, wywiad z Stefanem Engelem-Flechsigiem z niemieckiego oddziału Europejskiego Komitetu Standaryzacyjnego (CEN)</li> <li>Problemy legalności faktury elektronicznej </li> </ul> <p> </p> <p> </p>