Szwecja i Finlandia przeszły już z papierowych na elektroniczne faktury

Wszystkie szwedzkie i fińskie jednostki administracji rządowej stosują obecnie elektroniczny sposób fakturowania. Szwecja wyliczyła, że zaoszczędzi w ten sposób 365 milionów euro w ciągu 5 lat. Skorzystają na tym wszyscy – zwłaszcza podatnicy (informacja prasowa firmy Itella).

Papierowe faktury to już przeszłość wśród szwedzkich agencji rządowych. Od lipca 2008 roku wszystkie organy państwowe w Szwecji otrzymują faktury w formie elektronicznej w standardzie Svefaktura. Firma Itella przekształciła wszystkie faktury, we wszystkich formatach, na faktury w standardzie Svefaktura.

Odbywa się to w sposób następujący: Itella otrzymuje faktury w formie papierowej, otwiera pocztę, przygotowuje fakturę do skanowania, skanuje ją, przeprowadza interpretację informacji, a następnie dostarcza do organu państwowego fakturę przetworzoną w format Svefaktura. Jeżeli chodzi o faktury wychodzące, organy państwowe przesyłają faktury w wersji papierowej do tych odbiorców, którzy jeszcze nie przetwarzają formy elektronicznej. Firma Itella zmienia faktury w standardzie Svefaktura na faktury papierowe. Jeżeli klient obsługuje e-faktury, organ państwowy wysyła dokument w standardzie Svefaktura.

Przejście od formy papierowej do elektronicznej oznacza szybsze płatności, mniej należności, niższe ryzyko kredytowania oraz oszustwa, ustandaryzowane procesy IT, jak również ustalony obieg e-dokumentów i przebieg e-procesów. Faktury elektroniczne dają wiele możliwości poprawy wydajności i wypracowania oszczędności, zarówno z ekonomicznego, jak i środowiskowego punktu widzenia. Korzystają na tym wszyscy – szczególnie podatnicy.

Oszczędności mówią same za siebie

Instytucja odpowiedzialna za koordynację zaopatrzenia agencji rządowych Swedish National Financial Management Authority (ESV), która obliczyła, że dzięki elektronicznemu fakturowaniu rząd może zaoszczędzić nawet kilkadziesiąt milionów euro rocznie. “W 2005 roku, ESV przewidziała, że jeśli wszystkie agencje rządowe wprowadzą faktury elektroniczne do 2008 roku, całe państwo mogłoby zaoszczędzić 3,9 miliarda koron szwedzkich w ciągu pierwszych pięciu lat”, mówi Katarina Dahlbäck, Dyrektor Zarządzający Itella Information AB. A 3,9 miliardy koron szwedzkich to właśnie 365 milionów euro.

ESV prowadziła i koordynowała rozwój infrastruktury oraz proces wdrożenia systemu faktur elektronicznych. Instytucje państwowe w Szwecji współpracowały z firmami Itella Information AB i Agresso. "Korzystanie z faktur elektronicznych to prosty sposób dbania o środowisko. Poza tym, elektroniczna obsługa faktur może oszczędzić firmom wiele czasu, jak również zredukować koszty nawet o około 50 %. Ponadto, faktury to tylko jeden z rodzajów dokumentów papierowych, które mogą być poddane dygitalizacji. Inne dokumenty to np. zamówienia, które w formie elektronicznej również mogą przyczynić się do znaczących oszczędności," stwierdza Katarina Dahlbäck.

Sektor publiczny w Finlandii stosuje już wyłącznie elektroniczne faktury

Sektor publiczny w Finlandii ustalił koniec 2009 roku na ostateczną datę, do kiedy przyjmowane będą faktury w formie papierowej. W związku z tym, obecnie wszystkie faktury wysyłane do instytucji rządowych w Finlandii mają formę elektroniczną.

Instytujcje rządowe w Finlandii przyjmują rocznie około 2,7 miliona faktur zakupowych. Obecnie, administracja podatkowa odbiera już 80 procent faktur zakupowych w formie elektronicznej. Od początku 2010 roku, agencje rządowe w Finlandii przyjmują wyłącznie rachunki elektroniczne. Partnerem rządu Finlandii w zakresie obsługi faktur elektronicznych jest firma Itella Information.

Miikka Savolainen, Dyrektor Generalny Itella Information w Polsce mówi: “Wierzę, że w Polsce szybki rozwój e-fakturowania to tylko kwestia czasu. Polacy zawsze szybko adaptowali i wprowadzali u siebie innowacyjne technologie, który zapewniały jakąś wartość dodaną. Nasze warszawskie biuro jest dobrze przygotowane, aby zaoferować nowe usługi takie jak cyfrowa obróbka i e-fakturowanie, a co więcej dzięki naszym “pocztowym korzeniom” jesteśmy wyjątkowo dobrze wyposażeni, aby przetwarzać pokaźne ilości e-faktur”.