Europejski raport o fakturach elektronicznych (EEI 2007)

2008-01-27 00:00:00 +0000


Wnioski zaprezentowane w napisanym na zlecenie Unii Europejskiej raporcie European e-Invoicing Final Report 2007 potwierdzają tezy o przeregulowaniu i zbyt dużych wymaganiach wobec faktur elektronicznych w Państwach Członkowskich UE. Autorzy zauważają także problem niekompatybilności faktur elektronicznych, zarówno tej technicznej jak i tej prawnej.

Raport omawia stan implementacji Dyrektywy 2001/115/WE łącznie w 32 krajach, zarówno należących do Unii jak i będących jej istotnymi zewnętrznymi partnerami handlowymi. Kluczowe konkluzje raportu są zbieżne z tym co od kilku lat artykułujemy na konferencjach i publikacjach:

W regulacjach dotyczących faktur tradycyjnych kierowano się głównie funkcjonalnością, to znaczy odpowiedzią na pytanie jakie formalne wymagania wobec tych dokumentów będą wystarczające by spełniły one swoje funkcje? W rezultacie takiego podejścia w wielu krajach (Belgia, Estonia, Finlandia, Polska i inne) ustawodawca doszedł do wniosku, że dla faktur papierowych nie jest wymagane ich podpisywanie.

Jednak podczas "konwersji" regulacji faktur papierowych do świata elektronicznego pokierowano się tym podejściem w o wiele mniejszym stopniu, przykładając więcej wagi do "wartości dodanej" jaką oferuje przetwarzanie elektroniczne w stosunku do dokumentów papierowych. W niektórych przypadkach poskutkowało to regulacjami, których intencją jest zapewnienie maksymalnego możliwego poziomu bezpieczeństwa (przypadek Belgii i Polski). Osiągnięto w ten sposób maksymalizację tej "wartości dodanej" ale pomimo wcześniejszego zaakceptowania o wiele niższych gwarancji [bezpieczeństwa] ze strony faktur papierowych.

Ta "maksymalizacja wartości dodanej" to głównie wymóg stosowania podpisu kwalifikowanego:

Niektóre kraje (np. Niemcy, Włochy, Polska, Portugalia, Hiszpania, Węgry) wymagają stosowania kwalifikowanego podpisu opartego o certyfikat osoby fizycznej. W tym konkretnym zastosowaniu jakim jest fakturowanie elektroniczne wystarczające powinny być certyfikaty wystawiane osobom prawnym. Takie rozwiązanie sprawdza się bardzo dobrze w Danii i - choć nie należy ona do UE - Szwajcarii.

Tylko że najpierw trzeba je mieć osadzone w prawie - w Polsce mamy albo certyfikat kwalifikowany (osoba fizyczna i bezpieczne urządzenie), albo nieosadzone w prawie pojęcie podpisu niekwalifikowanego czyli równocześnie wszystko i nic. Słuszne są więc poniekąd obawy tych, którzy postulują że jedynie certyfikat kwalifikowany zapewni odpowiedni poziom autentyczności e-faktury - w sytuacji gdy tylko on jest osadzony w prawie jest to teza prawdziwa. Ale rozwiązaniem nie jest forsowanie podpisu kwalifikowanego, tylko legalizacja słabszych jego form zwanych "pieczątką elektroniczną" lub "zaawansowanym podpisem".

Autorzy raportu mówią też bez ogródek do czego prowadzi forsowanie podpisu kwalifikowanego w e-fakturach:

Biorąc pod uwagę to upodobanie do przesadnych wymagań wobec podpisu elektronicznego (dosł. "penchant for overkill in signature requirements") nie powinno nikogo dziwić, że na rynku dominują rozwiązania oparte o EDI - są one o wiele elastyczniejsze z prawnego punktu widzenia.

System szumnie nazwany "EDI" może być bardzo prosty w implementacji i obsłudze, o wiele prostszy niż system oparty o podpis kwalifikowany ("bezpieczne urządzenie & friends"), więc trudno się dziwić że firmy wybierają to co jest łatwiejsze i tańsze, a nie to co jest trudniejsze i droższe.

Warto jednak pamiętać, że rozwiązania oparte o EDI są w praktyce stosowane tylko przez duże firmy. Dlaczego? Otóż jak zauważają autorzy:

Dla mniejszych firm rozwiązania oparte o EDI są niejasne na poziomie definicji, interpretacji i konsekwencji.

Obserwacja autorów raportu jest w pełni zgodna z polską praktyką - w e-fakturze opartej o EDI barierą nie jest trudność wdrożenia. Barierą jest fetyszyzowanie tego pojęcia oraz koszt kompetentnego prawnika, który opisze takie rozwiązanie w sposób zapewniający bezpieczeństwo prawne właścicielowi firmy.

Mówiąc wprost, małe firmy zwyczajnie boją się EDI, nawet jeśli w praktyce będzie ono oznaczało podpisanie umowy, sporządzenie kilku procedur i ustalenie formy komunikacji zadowalającej pod względem bezpieczeństwa obie strony (choćby było podpisany email wysłany z Outlooka lub faktura wystawiona na stronie z SSL).

Oczywiście, wielokrotnie argumentowano za podpisem kwalifikowanym wskazując na ryzyka masowych nadużyć jeśli dopuści się stosowanie innych form podpisu. Warto jednak zwrócić uwagę, że obaw tych nie podzieliły organa skarbowe wielu krajów:

Organa skarbowe Wielkiej Brytanii, Holandii i Danii stoją na stanowisku, że używanie faktur elektronicznych nie zwiększa ryzyka wyłudzeń VAT, niezależnie od tego czy stosuje się wysokie wymagania wobec zagwarantowania ich autentyczności czy też nie.

Autorzy wskazują też na podnoszone od dawna problemy braku kompatybilności prawnej:

Brak jest wzajemnej uznawalności centrów certyfikacji (Certification Authorities, lub CSP - Certification Service Providers w terminologii unijnej) (...)
Z punktu widzenia handlu transgranicznego wymóg zaspokojenia wymagań prawnych zarówno po stronie nadawcy jak i odbiorcy skutkuje koniecznością dostosowania się do regulacji tego kraju, w którym są one surowsze.
W rezultacie europejscy dostawcy usług fakturowania elektronicznego stoją przed beznadziejnym zadaniem (dosł. "ardous task") stworzenia rozwiązania zgodnego z najsurowszymi znanymi w Europie wymaganiami, bo każde inne rozwiązanie stwarzałoby ryzyko niezgodności z prawem któregoś z krajów. (...)
Sytuację jeszcze bardziej komplikują dodatkowe wymagania wobec e-faktur nałożone przez niektóre kraje (np. Francję i Luksemburg).

 

Raport jest zbyt obszerny by omawiać go tutaj w całości. Autorzy zajmują się jeszcze następującymi kwestiami:

Wskazane sa następujące aktywności mające na celu rozwiązanie opisanych problemów:

Całość raportu jest obowiązkową lekturą dla osób zajmujących się zawodowo fakturami elektronicznymi, w tym także pracowników organów skarbowych: